JENIS-JENIS APLIKASI OTOMATISASI KANTOR

Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

Anugerah bhavati

Penggunaan komputer sudah sangat memudahkan bagi pekerjaan perkantoran, dengan menggunakan tekonologi komputenisasi dalam perkantoran hal ini akan menyebabkan pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer dalam pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari menggunakan aplikasi yang terdapat dalam komputer tersebut. Berikut ini aplikas-aplikasi otomotisasi perkantoran yang dapat digunakan.

1.     Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata word processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomotif dapat melakukan beberap tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat dokumen baik diketik kemudian mencetak dokumen tersebut.

Word Processing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada orang lain. Dengan kata lain word processing adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis dapat melakukan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik dicetak maupun dikirim menggunakan email.

Jenis aplikasi pengolah kata yang sering digunakan pada keseharian pembuatan dokumen kantor adalah Ms.Word namun aplikasi ini merupakan aplikasi yang berbayar. Sedangkan aplikasi pengolah kata yang dapat digunakan secara gratis adalah Libre.

2.     Surat Elektronik (E-mail)

Surat elektronik atau yang sering dikenal dengan E-mail adalah file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

Terdapat 2 jenis email yang sering digunakan secara umum, dan kedua jenis email tersebut dapat digunakan secara gratis, email tersebut berekstensi @gmail dikeluarkan oleh Google, dan @ymail dikeluarkan oleh Yahoo.

Silahkan baca Kekurangan dan Kelebihan Email

3.     Voice Mail

Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam telepone. Telepone juga digunakan untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan terebut melalui telepon dan bukan mengetiknnya. Dan anda menggunakan telepone untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika dipanggil.

4.     Kalender Elektronik

Kalender elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus diantara aplikasi perkantoran karna ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi.

Cara kerja kalender elektronik mirip seperti organizer. Manajer atau sekertaris dapat memasukan pertemuan-pertemuan, menbuat perubahan dan menelaah kalender itu dngan menggunakan keyboard.

5.     Konfrensi Audio (Audio Confrencing)

Kenfrensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikaso audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksakan konfrensi. Telepon Konfrensi merupakan bntuk pertama dan masih digunakan. Konfrensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. Keuntungan konfrensi audio adalah sebagia berikut:

·         Biaya peralatan yang diperlukan untuk konfernsi tergolong standar

·         Orang-orang merasa nyaman berbicara di telepon

·         Konfrensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

6.     Konfrensi Video

Konfrensut video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang terbesar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konfrensi video dapat dilakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk konfrensi video menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah Skype.

7.     Faxsimile

Fax merupakan singkatan dari Facsimile transmision, merupakan penggunaan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikandokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka.

Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan oleh fax. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalu telepon suara dapat berfungsi sebagai channel –nya dan pengoperasian peralatan fax tidak sulit.

Baca juga Cara Menggunakan Faximile

8.     Slide Prensentase

Slide presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikantampilan materi yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampikan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering digunakan untuk menampilkan slide presentase adalah Ms. Power Point. Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang pegawai dalam melakukan presentase.

9.     Pencitraan (Imaging)

Beberapa perusahaan memiliki volume dokumen yang besar sehingga mereka harus menyimpan dalam file agar informasi dapat dipanggil atau di dapatkan kembali  jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka dapat digunakan aplikasi yang dapat menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen digital (file) dengan menggunakan Scanner.

Dengan menggunakan scanner maka dokumen fisik yang dapat memakan tempat penyimpanan yang cukup luas, dapat diganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesin scanner dihubungkan dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang diletakan pada mesin tersebut kemudian memindai men-scan nya lalu merubah kedalam bentuk digital. Jika sewaktu –waktu memerlukan dokumen tersbut, pegawai dapat mencetaknya menggunakan printer .

10.                        Aplikasi Pengolah Angka

Aplikasi pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setelah aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka memudahkan akuntan dalam membuat perhitungan-perhitungan keuangan dengan mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan.

Aplikasi pengolah angka yang paling banyak digunakan adalah Ms. Excel yang merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar. Sedangkan untuk aplikasi yang gratis dapat pula menggunakan aplikasi  Libre.

Jenis Sofware Akuntansi di Inonesia

Akuntansi masa kini, tidak hanya di tuntut menguasai pencatatan secara manual tap juga harus mumpuni dalam bidang komputerisasinya. Alhasil berbagai software akuntansi pun mutlak harus diketahui (syukur-syukur dikuasai).

Berikut ini berbagai jenis software akuntasi yang beredar di indonesia, ada yang berbayar namun ada juga yang gratisan, Software di bawah ini paling tidak satu saja sudah harus di kuasai oleh seorang akuntan.

1.       ACCURATH (gratisan asli buatan Indonesia)

2.       ZAHIRAACOUNTING (asli buatan Indonesia)

3.       BEEACCOUNTING (asli buatan Indonesia)

4.       MAS SOFTWARE

5.       MYOR (aslinya buatan Australia)

6.       LIMAXSOFTWARE

7.       OMEGAAKUNTANSI

8.       KRISHAND GENERAL LEDGER